Gestion du temps / Productivité

Technique Pomodoro : La méthode pour être efficace professionnellement et personnellement

La technique Pomodoro (qui signifie « tomate » en italien) est une méthode d’une efficacité redoutable pour venir à bout des tâches les plus fastidieuses, comme pour reprendre la main sur son temps de gestion du quotidien. Grâce à ces conseils et à la matrice à télécharger, vous deviendrez productif dans votre vie professionnelle, mais aussi dans votre vie personnelle. Vous accomplirez vos tâches et objectifs plus rapidement et sans douleur ! Enfin, vous profiterez complètement et consciemment de vos temps de pause, sans culpabilité.

Qu’est-ce que la technique Pomodoro ?

Cette méthode de productivité et de concentration tient son nom du minuteur en forme de tomate. L’idée est simple et minimaliste : seul un minuteur (ou le chronomètre de son téléphone ou de son ordinateur) suffit pour passer à l’action. Pas de superflu.

Le principe est le suivant : alterner différentes phases de concentration et de pause : 25 minutes de concentration et 5 minutes de pause. 25 minutes, c’est le temps auquel vous pouvez espérer rester concentré. Alterner une fois ces deux phases s’appelle un Pomodoro. Petite précision de langage : au pluriel, ce sont des Pomodori.

Une fois 4 Pomodori réalisés, on fait une pause plus longue (de 15 à 20 minutes environ). Le temps des sessions est adaptable, comme nous le verrons plus loin.

Durant la phase de concentration, il faut se couper de toute distraction et rester focus au maximum. Vous devez chercher à être très productif. L’effort est bref, vous verrez que vous serez agréablement surpris lorsque la sonnerie retentira. Vous apprendrez dans cet article comment adapter vos phases de concentration à vos conditions réelles de travail.

Etre efficace au travail avec la technique Pomodoro

L’intérêt de la technique Pomodoro est de regrouper un même type de tâches (consultation des mails, coups de fil à passer, etc), plutôt que de les réaliser de manière dispersée dans la journée. L’autre intérêt est de se limiter dans le temps de réalisation d’une tâche chronophage. Il n’est pas rare, dans certains métiers, de se rendre compte à midi que l’on a passé la moitié de la matinée à lire et traiter ses mails et d’avoir l’impression de n’avoir rien fait. Là, au moins, on va à l’essentiel. On s’accordera d’autres sessions de lecture de mails. Il vaut mieux consacrer son énergie à commencer les tâches importantes de la journée, plutôt que la donner entièrement à la lecture et au traitement des mails (sauf si l’urgence ou la tâche essentielle de la journée provient d’un mail, bien entendu !)

Seulement voilà : vous concentrer pendant 25 minutes, vous aimeriez, mais vos conditions de travail ne vous permettent pas de pouvoir le faire à 100%. Vous recevez des appels régulièrement et êtes interrompu sans cesse par vos collègues. Je vous invite à faire preuve de pédagogie, en expliquant à vos collègues votre nouvelle façon de travailler, et en leur précisant qu’ils pourront vous solliciter lorsque votre phase de concentration sera terminée. Le mieux est qu’en un seul coup d’œil, vos collègues identifient les moments où vous préféreriez ne pas être dérangé, sauf en cas d’urgence (le chrono visible, les écouteurs sur vos oreilles, ou encore une musique propice à la concentration par exemple).

Dites-vous qu’avec le temps, vos collègues s’adapteront à cette façon de travailler et, peut-être même, y adhèreront. Ils vont donc, plutôt que vous solliciter au compte-goutte, venir vous voir en une seule fois, et auront peut-être éliminé certaines sources de sollicitation.

Si toutefois, par la nature de votre travail, il est trop compliqué de ne pas être sollicité, sachez faire preuve de souplesse. En effet, si vous devez répondre au téléphone ou recevoir des personnes, vous ne pouvez pas leur demander d’attendre. Certaines missions et demandes de la hiérarchie ne peuvent pas totalement s’adapter à la technique Pomodoro. Dans ce cas, lorsque la hiérarchie ou un collègue vous fait une demande, analysez la situation :

• Si la tâche demandée prend 2 minutes, faites-la tout de suite.
• Si elle prend 20 minutes, réalisez-la lorsque la session de concentration sera terminée, après avoir précisé que vous terminez ce que vous êtes en train de faire, et que vous vous mettez dessus après.
• Si elle prend plus de temps, demandez pour quand elle doit être accomplie. Si besoin, négociez-la pour une date ultérieure.

Adaptez aussi la longue pause à votre emploi. Si vous ne pouvez pas faire une longue pause, sachez profiter au mieux de la pause de 5 minutes, entre chaque Pomodoro, en évitant réseaux sociaux et SMS. Il y a plein d’autres choses à faire en 5 minutes, qui vous seront plus favorables qu’aller sur votre téléphone, surtout si vous venez de passer 25 minutes non-stop sur un écran. Reposez vos yeux 5 minutes. Autre bonne raison de ne pas vous ruer sur votre smartphone : vous risquez de ne pas voir la pause passer. Ralentissez le temps : aller se dégourdir les jambes, regarder par la fenêtre, boire un verre d’eau, se faire un café, ou faire des étirements.

Etre efficace dans ses projets et objectifs personnels avec la technique Pomodoro

Vous pouvez aussi utiliser la technique Pomodoro au quotidien, dans votre vie personnelle.

Cette méthode est une bonne solution lorsque vous êtes perdu dans votre vie, que vous ne savez plus par où commencer, que vous vous sentez dépassé, débordé, que vos tâches administratives arrivent à échéance, que vous négligez votre santé en reportant les examens et appels à passer, ou encore que vous remettez au lendemain le gros tri pourtant nécessaire pour désencombrer votre esprit et votre vie. Choisissez seulement une chose à faire dans les prochaines minutes. Très rapidement, vous y verrez bien plus clair et votre esprit sera allégé. Constater une avancée au bout de 25 minutes vous donnera un élan de motivation pour la suite de vos missions.

Concernant la pause, il y a plus de choses que vous l’imaginez à faire en 5 minutes. Vous pouvez, par exemple :

• Prendre soin de vous
• Vous détendre, juste ne rien faire
• Faire des exercices de respiration
• Regarder une vidéo
• Mettre à jour vos comptes avec les dernières opérations réalisées
• Trier votre sac
• Préparer vos affaires pour le lendemain (5 minutes investies pour un précieux temps gagné le lendemain matin)
• Ranger rapidement une pièce ou une surface
• Vous aérer si vous avez la chance d’avoir un balcon ou un jardin. Prenez juste le temps de vivre en pleine conscience !
• Profiter de 5 minutes pour lire 4 pages de ce fameux livre que vous vouliez lire depuis longtemps ! Pour info, un lecteur lent lit 200 mots par minute et il y a en moyenne entre 250 et 280 mots par page d’un roman.

Il y a plein de choses à faire en 5 minutes. Prenez un papier et notez tout ce que vous pouvez faire en 5 minutes, tout ce qui vous vient par la tête, vous verrez qu’il y en a un paquet ! A ce rythme, vous avancerez vite et trouverez le temps de lire et de faire ce qui compte vraiment pour vous.

Télécharger la fiche Pomodoro, comment ça marche ?

Le matin ou la veille, préparez ce que vous avez à faire. Dans la colonne de gauche, notez les tâches qui vous prennent au moins 25 minutes, et regroupez les autres en une seule.

Dans la deuxième colonne, coloriez le nombre de Pomodori dont vous estimez avoir besoin pour réaliser la tâche. Faites attention à prévoir un peu moins dans votre journée pour garder un temps de gestion des imprévus et des sollicitations diverses. Au fil du temps, vous déduirez de ce tableau combien de temps précisément vous devez consacrer aux imprévus.

Dès qu’un Pomodoro est terminé, coloriez une tomate dans la dernière colonne.

Après votre journée de travail, faites un bilan de ce que vous avez pu réaliser et si vous aviez correctement estimé le temps nécessaire. Si non, pourquoi ? Que pouvez-vous faire pour améliorer cela ?

Vous pouvez même préparer votre fiche Pomodoro du lendemain. C’est quand même génial de savoir le soir ce que l’on va faire le lendemain. L’esprit est prêt à se reposer et au cours de votre soirée, les pensées ne seront plus envahissantes. Les seules idées de dernière minute qui vous parviendront seront pertinentes. Il ne vous restera plus qu’à vous les noter sur votre téléphone et à reprendre votre appli « notes » le lendemain matin.

Cet article risque d’être suffisamment long, et encore, je pourrais en parler des heures, tant les avantages sont nombreux : la technique Pomodoro permet d’être réaliste sur la façon dont on utilise son temps, ce qui permet de prioriser et d’organiser correctement sa journée. Ainsi, avoir des tâches réalisables dans le temps imparti plutôt qu’une montagne de choses à faire dans sa to do list laisse plus de temps aux imprévus et vous êtes de meilleure disposition pour y faire face.

Votre stress est géré. Vous vous consacrez à une chose à la fois, ce qui génère bien-être et confiance en soi car vous vous voyez avancer. Vous ne vous laissez plus déborder par les « tâches parasite ».

Finis les problèmes de concentration. Finies les difficultés à passer à l’action (avis aux procrastinateurs), fini l’ennui, vous variez les tâches et disciplines (avis aux étudiants en révision et aux élèves pour les devoirs).

Cette méthode donne de l’efficacité à court terme, mais aussi à long terme car on apprend à remettre en question sa façon de gérer son temps et on y apporte des solutions.

On l’a donc vu, un Pomodoro se compose de 25 minutes + 5 minutes. Mais ce timing n’est pas figé. Encore une fois, cette méthode doit s’adapter à vous et à votre fonctionnement. Pour certaines personnes, il sera difficile de retrouver une bonne énergie après la pause. Si 25 minutes fait trop court pour vous, optez plutôt pour 1h de travail et 10 minutes de pause.

Aussi, lorsque votre minuteur sonne, si vous êtes en pleine concentration, vous sentez bien et êtes efficace, ne faites pas votre pause, vous la ferez plus tard ! Savourez plutôt l’énergie qui vous envahit, félicitez-vous et poursuivez ! Il serait bête de faire une pause au moment où les idées et le bon rythme de travail vous parviennent !

Pour aller plus loin

Je ne les ai pas encore testés, mais il existe de nombreuses applications et chronos sur internet, paramétrés pour la technique Pomodoro.

Si vous en utilisez, n’hésitez pas à me donner votre avis.